E-RECHNUNG
E-Rechnungen empfangen, prüfen und bezahlen – mit KI
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. DENKRAUM AI nimmt sie im Eingang an, liest Betrag, Fälligkeit und IBAN aus und führt jede Rechnung über Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung – auch Scans und PDF-Rechnungen.
Was die E-Rechnungspflicht für kleine Betriebe bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 gilt zwischen Unternehmen in Deutschland: Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen und verarbeiten können. Eine PDF-Datei per E-Mail ist dabei keine E-Rechnung – gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen gelten Übergangsregeln: Je nach Umsatz dürfen Unternehmen bis Ende 2026 oder Ende 2027 noch andere Rechnungsformate verschicken, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. DENKRAUM AI kümmert sich um die Rechnungen, die bei Ihnen eingehen; eigene E-Rechnungen stellen Sie weiter mit Ihrem Rechnungsprogramm aus.
So verarbeitet DENKRAUM AI Ihre Eingangsrechnungen
- E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X liest DENKRAUM AI ohne KI aus – zuverlässig und nachvollziehbar.
- Bei Scans, fotografierten Belegen und PDF-Rechnungen liest die KI Betrag, Fälligkeit und IBAN.
- Doppelte Rechnungen werden erkannt.
- Jede Rechnung durchläuft sachliche Prüfung und Freigabe – ab einem festgelegten Betrag im Vier-Augen-Prinzip.
- Eine geänderte IBAN wird sofort gemeldet, Skonto erkannt und mit Erinnerung versehen.
- Freigegebene Rechnungen gehen als SEPA-Sammelüberweisung ins Online-Banking – jede zu ihrem Termin.
- Für die Steuerberatung gibt es den DATEV-Export als Buchungsstapel.
- Ein Kontoauszug ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu, das Abo-Radar meldet Preiserhöhungen.
Mitschrift
Rechnungen aus dem Eingang werden zu Vorgängen – bis zur Zahlung. Jede Rechnung bekommt eine Nummer und durchläuft die Stationen: eingegangen, sachlich geprüft, freigegeben und bezahlt. Betrag, Fälligkeit und IBAN liest DENKRAUM AI aus der Rechnung – auch aus E-Rechnungen und Scans. Skonto wird erkannt, mit Erinnerung. Du prüfst sachlich und gibst frei – ab einem Betrag mit Vier-Augen-Prinzip. Eine geänderte IBAN wird dir sofort gemeldet. Freigegebene Rechnungen gehen als SEPA-Sammelüberweisung ins Online-Banking – jede zu ihrer Frist, mit Skonto. Für die Steuerberatung gibt es den DATEV-Export. Und ein Kontoauszug ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu.
So läuft es ab
- Rechnungen kommen per E-Mail, Upload, Scan oder Handyfoto in den Eingang – Postfächer verbinden Sie per IMAP, Microsoft 365, Gmail oder Zoho.
- DENKRAUM AI liest die Daten aus und legt für jede Rechnung einen Vorgang an.
- Sie prüfen sachlich und geben frei – ab einem festgelegten Betrag zu zweit.
- Bezahlt wird per SEPA-Sammelüberweisung, die Buchhaltung bekommt den DATEV-Export.
Häufige Fragen
Welche E-Rechnungsformate liest DENKRAUM AI?+
XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Diese strukturierten Rechnungen liest DENKRAUM AI ohne KI aus. Scans, Fotos und PDF-Rechnungen ohne Datenteil liest die KI.
Kann DENKRAUM AI auch E-Rechnungen schreiben?+
Nein. DENKRAUM AI verarbeitet die Rechnungen, die bei Ihnen eingehen. Eigene E-Rechnungen stellen Sie weiter mit Ihrem Rechnungsprogramm aus.
Geht eine Rechnung ohne Freigabe in die Zahlung?+
Nein. Jede Rechnung läuft über die sachliche Prüfung und Ihre Freigabe; ab einem Betrag, den Sie festlegen, gilt das Vier-Augen-Prinzip. Erst freigegebene Rechnungen kommen in die SEPA-Sammelüberweisung.
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In einer 45-minütigen Demo zeigen wir passende Beispiele. Danach legen wir gemeinsam einen ersten Anwendungsfall, die nötigen Wissensquellen und das Betriebskonzept fest.