EINGANG
Posteingang mit KI: Alles, was reinkommt, an einer Stelle
E-Mails aus Ihren Postfächern, Scans, fotografierte Belege, Formulare und Anrufnotizen landen im Eingang. DENKRAUM AI ordnet jedes Element ein und macht daraus Arbeit: eine Rechnung, einen Lead, ein Ticket oder eine Aufgabe.
Was im Eingang landet
- E-Mails aus Ihren Postfächern – angebunden per IMAP, POP3 oder Zoho, mit Passwort oder OAuth für Microsoft 365 und Gmail.
- Hochgeladene Dokumente und ein Scan-Ordner.
- Belege, die Sie mit der Handy-App direkt fotografieren.
- Formulare und Anrufnotizen.
Einordnen – erst mit Regeln, dann mit dem Modell
- Jedes Element wird eingeordnet: zuerst über Ihre Regeln, dann über das KI-Modell.
- Kategorien beschreiben, was ankommen kann – vom Lead bis zur Rechnung; Angaben wie Betrag oder Fälligkeit werden automatisch erkannt.
- Unsichere und vertrauliche Fälle landen unter „Zu prüfen“ – eine Bewerbung etwa wird immer von einem Menschen geprüft.
- Regeln nach „Wenn … dann …“ testen Sie mit einem Probelauf, bevor sie gelten.
Aus jedem Element wird Arbeit
Ein Klick bestätigt die Einordnung, dann entsteht ein Vorgang. Aus jedem Element kann eine Aufgabe werden, ein Termin, eine Notiz im Wissen, eine Antwort oder ein Workflow-Lauf. Rechnungen laufen weiter zur Prüfung und Zahlung, Anfragen werden Leads im Funnel, Support-Nachrichten werden Tickets.
Mitschrift
Der Eingang sammelt alles, was reinkommt – und macht daraus Arbeit. E-Mails aus euren Postfächern, hochgeladene Dokumente, Scans, Formulare und Anrufnotizen landen hier an einer Stelle. Jedes Element wird eingeordnet – erst über Regeln, dann über das Modell. Unsichere oder heikle Fälle landen unter „Zu prüfen“. Diese Bewerbung ist vertraulich und wird immer geprüft. „Stimmt so“ bestätigt die Einordnung – dann entsteht daraus ein Vorgang. Aus jedem Element wird Arbeit: eine Aufgabe, ein Termin, eine Notiz im Wissen, eine Antwort oder ein Workflow-Lauf. Unter „Alle“ siehst du auch Erledigtes – etwa die Anfrage von Seidenweg Mode, aus der schon ein Lead geworden ist.
So richten Sie den Eingang ein
- Unter „Kanäle“ Postfächer verbinden, auf Wunsch auch einen Scan-Ordner.
- Kategorien festlegen – was ankommen kann und welche Angaben erkannt werden sollen.
- Regeln anlegen und im Probelauf testen.
- Täglich prüfen, was unter „Zu prüfen“ steht – alles andere ist schon eingeordnet.
Häufige Fragen
Welche Postfächer lassen sich anbinden?+
Postfächer per IMAP oder POP3, Zoho sowie Microsoft 365 und Gmail über OAuth. Dazu kommen Uploads, ein Scan-Ordner und Fotos aus der Handy-App.
Was passiert mit vertraulichen Dokumenten?+
Unsichere und vertrauliche Fälle landen unter „Zu prüfen“ und werden von einem Menschen eingeordnet – etwa Bewerbungen. Wo DENKRAUM AI und die KI-Verarbeitung laufen, bestimmen Sie selbst.
Werden Antworten automatisch verschickt?+
Nein. Antwortentwürfe entstehen auf Wunsch, gesendet wird erst auf Ihren Klick – direkt über Ihr Postfach.
Weitere Themen
DENKRAUM AI an Ihrem Beispiel sehen
In einer 45-minütigen Demo zeigen wir passende Beispiele. Danach legen wir gemeinsam einen ersten Anwendungsfall, die nötigen Wissensquellen und das Betriebskonzept fest.